A primeira recomendação para uma empresa que quer tirar proveito das funções colaborativas do IM é: crie uma política clara para o uso da tecnologia dentro da sua companhia.

Esta política, que deve ser divulgada a todos os usuários, vai determinar o que é permitido ou não na comunicação instantânea, quais as regras de comportamento ao usar a ferramenta e quais as medidas de segurança que devem ser tomadas para não expor a rede corporativa a ataques externos.

Leia neste especial:
> Prós e contras do IM nas empresas
> Riscos do comunicador instantâneo
> Aspectos legais do IM no trabalho
> Ética e etiqueta no uso do IM

Além de uma política clara, o uso de um software corporativo, no lugar das aplicações gratuitas e públicas, pode trazer alguns benefícios. Os softwares voltados a empresas – como o Lotus Sametime, da IBM, e o Office Comunicator, da Microsoft – permitem ao administrador de rede controlar com quem o usuário pode conversar, se ele pode ou não trafegar arquivos, além de possibilitar um registro das conversas mantidas pelos usuários.

Com recursos que vão além do chat – VoIP (voz sobre IP), webconferência, videoconferência e transferência de arquivos, entre outros -, os comunicadores corporativos podem funcionar apenas dentro dos limites da rede, ser expandidos para parceiros e clientes e até mesmo “conversar” com aplicações públicas.

O Office Comunicator permite interagir com usuários do MSN Messenger, Windows Messenger, Yahoo! Messenger e AOL AIM. Já o Sametime é compatível com as ferramentas do Yahoo!, da AOL e com Google Talk. “Estamos negociando a possibilidade de integração ao MSN”, revela Ricardo Rossi, gerente de vendas da área de Workplace, Portais e Colaboração da IBM Brasil.